Dokumentenerfassung: Bestellungenohne Abtippen ins ERP.
Bestellung lesen, Kunde und Artikel zuordnen, Auftrag anlegen.
Jeder Kunde bestellt anders: per Mail, als PDF, als Excel-Liste, manchmal als Scan. robodocxs liest jede Bestellung, findet Kunde, Artikel und Lieferadresse in Ihren Stammdaten und übergibt den fertigen Auftrag an Ihr ERP. Über 90 % laufen ohne Eingriff durch, den Rest prüft Ihr Innendienst.
Übergabe an diese und weitere Systeme
- SAP C4C
Wir lesen jede Bestellung bis zur letzten Position, egal wie Ihr Kunde sie aufbaut.
- 1
Kopfzeile
Besteller, Bestelldatum und Bestellnummer.
- 2
Lieferadresse
Wohin die Ware geht, oft nicht an den Firmensitz.
- 3
Rechnungsadresse
Wohin die Rechnung geht, wenn sie abweicht.
- 4
Positionen
Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Preis je Zeile.
- 5
Lieferbedingungen
Liefertermin, Versandart und besondere Anweisungen.
- 6
Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel, Skonto und Rabatte.
- 7
Gesamtbetrag und Steuern
Die Summe mit Steuern, Gebühren und Rabatten.
- 8
Unterschrift
Die Freigabe durch den Besteller.
Bestellformulare: Wo heute Zettel gefaxt werden, bestellt Ihr Kunde per Formular.
Nicht jeder Kunde schickt eine saubere Bestellung. Wer heute Zettel ankreuzt, faxt oder ein altes PDF-Formular ausfüllt, bekommt von Ihnen ein persönliches Bestellformular: per Link oder QR-Code, mit genau den Artikeln, die er bei Ihnen bestellt. Danach läuft die Bestellung wie jede andere durch robodocxs – Abgleich, Prüfung, ERP.
- Per Link oder QR-Code – offen, mit Passwort oder mit Login
- Nur das Sortiment dieses Kunden, auf Wunsch mit Preisen, statt eines ganzen Webshops
- Derselbe Weg ins ERP wie jede andere Bestellung
BestellungMuster-Apotheke am MarktKundennr. 20417
- Wund- und Heilsalbe, 50 g 3
- Handcreme sensitiv, 75 ml 0
- Sonnencreme LSF 50, 200 ml 2
- Lippenpflegestift, 4,8 g 2
- Fußbalsam, 100 ml 0
Summe51,10 €
Auftrag 2207
BeispielWartet auf eine Bestellung …
- Kunde
- 20417 · Muster-Apotheke am Markt
- Eingang
- Bestellformular
| Art.-Nr. | Menge | Betrag |
|---|---|---|
| WH-50 | 3 | 20,70 € |
| SC-50 | 2 | 25,60 € |
| LP-48 | 2 | 4,80 € |
Summe51,10 €
- Stammdaten geprüft
- Auftrag 2207 im ERP
BestellungMuster-Baumarkt NordKundennr. 30588
- Holzschrauben 4 × 40, 200 Stück 2
- Dübel 8 mm, 100 Stück 0
- Malerkrepp 30 mm × 50 m 4
- Sanitärsilikon weiß, 310 ml 0
- Arbeitshandschuhe, Gr. 9 2
Summe34,40 €
Auftrag 5318
BeispielWartet auf eine Bestellung …
- Kunde
- 30588 · Muster-Baumarkt Nord
- Eingang
- Bestellformular
| Art.-Nr. | Menge | Betrag |
|---|---|---|
| HS-440 | 2 | 15,80 € |
| MK-30 | 4 | 12,80 € |
| AH-9 | 2 | 5,80 € |
Summe34,40 €
- Stammdaten geprüft
- Auftrag 5318 im ERP
BestellungMuster-Tankstelle SüdKundennr. 10023
- Motoröl 5W-30, 5 l 2
- Motoröl 10W-40, 1 l 0
- Getriebeöl 75W-90, 1 l 0
- Scheibenfrostschutz, 3 l 4
- Kühlerfrostschutz, 1,5 l 1
Summe110,50 €
Auftrag 4711
BeispielWartet auf eine Bestellung …
- Kunde
- 10023 · Muster-Tankstelle Süd
- Eingang
- Bestellformular
| Art.-Nr. | Menge | Betrag |
|---|---|---|
| MO-5W30-5 | 2 | 77,80 € |
| SF-W-3 | 4 | 24,80 € |
| KF-15 | 1 | 7,90 € |
Summe110,50 €
- Stammdaten geprüft
- Auftrag 4711 im ERP
- Zettel
- Fax
- Handyfoto
- PDF-Formular
Was sicher erkannt ist, geht direkt ins ERP. Den Rest prüft Ihr Team.
-
01
Abgleich
Kunde, Artikel und Lieferadresse werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen.
automatisch
-
02
Prüfung
Unsichere Stellen sind markiert, das Dokument liegt direkt daneben.
nur wo nötig
-
03
Übergabe
Die Daten gehen per Schnittstelle, Webhook oder Datei an Ihr ERP.
SAP, Dynamics, SelectLine, …
Balluff und Oest automatisieren über 90 % ihrer Aufträge.
-
Balluff GmbH
- Unternehmen
- Balluff GmbH
- Branche
- Industrielle Automatisierung
- Mitarbeitende
- 3.600 weltweit
- Standorte
- 20 integrierte Niederlassungen
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Oest Gruppe
- Unternehmen
- Oest Gruppe
- Branche
- Öl- und Schmierstoffindustrie
- Mitarbeitende
- ca. 400