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Datenschutzerklärung

robodocxs GmbH
Seitzstraße 23, 80538 München
Amtsgericht München, HRB 281 065
E-Mail: info@robodocxs.ai
Telefon: +49 89 540 455 766

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die robodocxs GmbH, Seitzstraße 23, 80538 München (im Folgenden „robodocxs“ oder „wir“).

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: info@robodocxs.ai

2. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website (www.robodocxs.ai) und unserer SaaS-Plattform zur automatisierten Dokumentendigitalisierung und ERP-Integration (im Folgenden „Plattform“).

Die Dienstleistungen von robodocxs richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Diese Datenschutzerklärung richtet sich daher primär an unsere Geschäftskunden und deren Ansprechpartner sowie an Besucher unserer Website.

robodocxs betreibt ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO 27001. Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Maßnahmen stehen im Einklang mit den Anforderungen dieser Zertifizierung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1. Beim Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten durch den Webserver erfasst (sogenannte Server-Logfiles):

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
  • Verwendeter Browser und Betriebssystem
  • Übertragene Datenmenge

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website).

3.2. Bei der Registrierung und Nutzung der Plattform

Bei der Registrierung und im Rahmen der Vertragsbeziehung verarbeiten wir folgende Daten:

  • Firmenname, Anschrift und Branche
  • Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (E-Mail, Telefon)
  • Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsseltes Passwort)
  • Zahlungsinformationen (Kreditkartendaten oder Rechnungsanschrift)
  • Nutzungsdaten der Plattform (Anzahl verarbeiteter Dokumente, Zeitstempel, Fehlerprotokolle)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Betrugsprävention und Plattformsicherheit).

3.3. Vom Kunden hochgeladene Dokumente

Im Rahmen unserer Dienstleistung laden Kunden Dokumente zur automatisierten Digitalisierung auf unsere Plattform hoch. Diese Dokumente können personenbezogene Daten Dritter enthalten. In diesem Fall verarbeitet robodocxs diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten werden in einem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

3.4. Kontaktaufnahme und Formulare

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Unsere Website bietet folgende Formulare an: das Kontaktformular (Name, Firma, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachricht), das Formular „Machbarkeit prüfen lassen“ (Beschreibung Ihrer Aufgabe, optional beteiligte Systeme und Vorgänge pro Monat, Name, Firma, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer), die Anforderung unseres AVV und unserer TOM (E-Mail-Adresse) sowie den Download unserer Case Studies (E-Mail-Adresse). Die Angaben werden per E-Mail an unser Team übermittelt. An die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse verschickt die Website keine E-Mails; wir antworten Ihnen persönlich. Beim Case-Study-Download erhalten Sie direkt nach dem Absenden einen Download-Link, der 24 Stunden gültig ist.

Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir für jede Formularübermittlung einen pseudonymisierten Hashwert Ihrer IP-Adresse (bei IPv6 des Netzwerkpräfixes) zusammen mit dem Zeitpunkt für eine Stunde, um wiederholte Übermittlungen zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Den robodocxs Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie im Kontaktformular ausdrücklich zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@robodocxs.ai.

3.5. Terminbuchung über Calendly

Für die Buchung von Demo-Terminen nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly LLC (USA). Die Verbindung zu Calendly wird erst hergestellt, wenn Sie auf eine Schaltfläche zur Terminbuchung klicken oder einen Link mit dem Parameter ?termin-vereinbaren aufrufen; vorher werden keine Daten an Calendly übertragen. Im Buchungsfenster verarbeitet Calendly Ihre IP-Adresse, die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) und setzt eigene Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminvereinbarung). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.

3.6. Interaktive Produkttour (Arcade)

Unsere interaktive Produkttour wird vom Dienst Arcade der Arcade Software, Inc. (USA) bereitgestellt. Die Tour wird erst geladen, wenn Sie auf das Vorschaubild klicken; vorher werden keine Daten an Arcade übertragen. Beim Laden verarbeitet Arcade Ihre IP-Adresse und technische Nutzungsdaten der Tour. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung unseres Produkts auf Ihren ausdrücklichen Wunsch). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung und Betrieb der Website und der Plattform
  • Begründung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen
  • Abrechnung der genutzten Dienstleistungen
  • Kundenbetreuung und Support
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Plattformbetriebs
  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
  • Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Dienste (auf Basis anonymisierter bzw. aggregierter Daten)

5. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Soweit robodocxs im Rahmen der Dokumentendigitalisierung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen wir mit dem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser regelt insbesondere:

  • Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
  • Art und Zweck der Verarbeitung
  • Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen
  • Pflichten und Rechte des Verantwortlichen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

Der AVV kann auf Anfrage unter info@robodocxs.ai angefordert werden.

6. Empfänger und Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Mögliche Empfänger sind:

  • Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister: Für den Betrieb unserer Plattform nutzen wir Cloud-Infrastruktur-Dienste. Die Server befinden sich in der Europäischen Union.
  • Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von Kreditkartenzahlungen setzen wir zertifizierte Payment-Provider ein, die dem PCI-DSS-Standard entsprechen.
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer: Im Rahmen gesetzlicher Pflichten.
  • E-Mail-Versand: Formularanfragen leiten wir über unseren E-Mail-Dienstleister (Amazon SES, Rechenzentrum Frankfurt am Main) an unser Team weiter.
  • Google Ireland Limited (Google Analytics 4): nur mit Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“, siehe Abschnitt 12.
  • Leadinfo B.V. (Niederlande) und lemlist SAS (Frankreich): nur mit Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Marketing“, siehe Abschnitt 12.
  • Calendly LLC (USA) und Arcade Software, Inc. (USA): nur wenn Sie die Terminbuchung bzw. die Produkttour per Klick öffnen, siehe Abschnitte 3.5 und 3.6.

Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Soweit eine Auftragsverarbeitung stattfindet, haben wir entsprechende Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Die Plattform und die von Kunden hochgeladenen Dokumente verarbeiten wir innerhalb der Europäischen Union. Auf unserer Website können Daten in die USA übermittelt werden, wenn Sie Google Analytics zustimmen (Google Ireland Limited kann Daten an Google LLC übermitteln) oder die Terminbuchung (Calendly) bzw. die Produkttour (Arcade) per Klick öffnen. In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, EU-US Data Privacy Framework), soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, bzw. durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sicher.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

robodocxs trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 32 DSGVO. Diese umfassen unter anderem:

  • Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL)
  • Verschlüsselung gespeicherter Daten (Encryption at Rest)
  • Zugangskontrollen und rollenbasierte Berechtigungssysteme
  • Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
  • Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
  • Notfall- und Wiederherstellungskonzepte (Business Continuity Management)
  • Regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden

Diese Maßnahmen werden im Rahmen unseres ISMS nach ISO 27001 kontinuierlich überprüft und verbessert.

9. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorgeben.

  • Vertragsdaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung und danach gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB, § 147 AO).
  • Vom Kunden hochgeladene Dokumente: Werden innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Server-Logfiles: Werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht.
  • Kontaktanfragen: Werden nach Abschluss der Bearbeitung und Ablauf etwaiger Gewährleistungsfristen gelöscht.
  • Schutz vor Formular-Missbrauch: Der Hashwert Ihrer IP-Adresse wird nach einer Stunde nicht mehr verwendet und bei der nächsten Formularübermittlung danach gelöscht.
  • Download-Links für Case Studies: Sind 24 Stunden gültig.
  • Ihre Cookie-Einstellungen: Werden 180 Tage in Ihrem Browser gespeichert; danach fragen wir erneut.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@robodocxs.ai

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für robodocxs zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
poststelle@lda.bayern.de
www.lda.bayern.de

12. Cookies und Tracking

Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einem eigenen Einwilligungsbanner, welche Dienste Sie zulassen. „Ablehnen“ und „Zustimmen“ sind gleichwertig; unter „Einstellungen“ wählen Sie einzelne Kategorien. Ohne Ihre Einwilligung werden weder Statistik- noch Marketing-Dienste geladen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer jeder Seite ändern oder widerrufen; der Widerruf gilt für die Zukunft.

12.1. Notwendig

Wir speichern in Ihrem Browser (Local Storage, keine Cookies) Ihre Auswahl im Einwilligungsbanner für 180 Tage sowie, falls Sie es umschalten, Ihr bevorzugtes Farbschema (hell oder dunkel). Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Schriften laden wir von unserem eigenen Server; es werden keine Anfragen an Schriftanbieter gesendet.

12.2. Statistik: Google Analytics 4

Mit Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“ nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um die Nutzung unserer Website auszuwerten. Google Analytics setzt Cookies (z. B. „_ga“) und verarbeitet dabei Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Geräte- und Browserinformationen sowie Ihre IP-Adresse, die Google Analytics 4 nicht speichert. Wir setzen den Google Consent Mode ein; der Dienst wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

12.3. Marketing: Leadinfo und lemlist

Mit Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ nutzen wir:

  • Leadinfo der Leadinfo B.V. (Niederlande): Leadinfo ordnet die IP-Adresse eines Website-Besuchs einem Unternehmen zu, damit wir erkennen, welche Unternehmen sich für unsere Angebote interessieren. Leadinfo speichert dafür eine Kennung in Cookies bzw. im lokalen Speicher Ihres Browsers.
  • lemlist der lemlist SAS (Frankreich): lemlist erfasst aufgerufene Seiten, Verweildauer, Klicks und Browserinformationen eines Besuchs, um Besuche von Kontakten aus unseren Vertriebskampagnen zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

13. Datenschutzvorfälle

robodocxs verfügt über ein dokumentiertes Verfahren zur Erkennung, Meldung und Behandlung von Datenschutzvorfällen. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Art. 33 DSGVO) melden wir diese unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde, sofern die Verletzung voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Besteht voraussichtlich ein hohes Risiko, benachrichtigen wir auch die betroffenen Personen unverzüglich gemäß Art. 34 DSGVO.

Kunden, deren Daten von einem Vorfall betroffen sind, werden unverzüglich informiert, damit sie ihrerseits ihren Meldepflichten nachkommen können.

14. Datenschutz-Folgenabschätzung

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat, führt robodocxs eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO durch. Dies gilt insbesondere für neue Verarbeitungstätigkeiten oder wesentliche Änderungen bestehender Verarbeitungen im Zusammenhang mit der Dokumentendigitalisierung.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Änderungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kunden gesondert.

16. Informationssicherheit nach ISO 27001

robodocxs betreibt ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO 27001. Dieses umfasst Richtlinien, Prozesse und Kontrollen zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller verarbeiteten Informationen. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO sind integraler Bestandteil unseres ISMS. Regelmäßige interne und externe Audits stellen die Wirksamkeit der implementierten Maßnahmen sicher.